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friendorfoe

Kommunikation. Von den geburtenstarken Jahrgängen bis zu den Millennials sind sich alle darüber einig, dass die Arbeitsproduktivität ohne die neuen Kommunikationsmöglichkeiten sinken oder ganz verschwinden würde. Im 21. Jahrhundert beschränkt sich die Kommunikation nicht mehr auf persönliche Gespräche zwischen zwei Personen –  diese sind eher die Ausnahme. Offene Chaträume und Privatfotos mit Verfallsdatum sind nur zwei Beispiele für die unzähligen Arten zu kommunizieren, welche es Dank der digitalen Technologie mittlerweile gibt. Weshalb sollten diese neuen Kommunikationsmöglichkeiten nicht auch in den Unternehmen genutzt werden?

Aber nutzen die Unternehmen die Kommunikationsmöglichkeiten wirklich?

Ja und nein. Wie Anna-Laure Fayard von der NYU Stern School of Business aufzeigt, nutzen die meisten Unternehmen die Technologie nicht im optimalen Ausmaß; und damit meint sie, dass bei der Nutzung die menschliche Dimension außer Acht gelassen wird. Technologie ist in einem Büro nur dann nützlich, wenn sie dafür eingesetzt wird, ein Problem zu lösen und damit einen bestimmten Aspekt zu verbessern. Die Technologie ist dazu da, uns das Leben zu erleichtern. Obwohl 87 Prozent aller Führungskräfte in der Technologie heute einen klaren Wettbewerbsvorteil sehen, geben 52 Prozent (und damit mehr als die Hälfte der Seniormanager) an, die digitale Transformation werde von der mangelnden Vertrautheit im Umgang mit der Technologie behindert. Die
Konsequenz daraus? Die vorhandenen Werkzeuge werden nicht richtig genutzt.

Dies bedeutet keinesfalls, dass alles verloren wäre, das wäre ein Trugschluss. Umgekehrt wird ein Schuh daraus: Es könnte nicht einfacher sein, wieder in die richtige Bahn zu kommen. Wir müssen nur der Technologie vertrauen (bei dem, was sie leisten kann) und unsere „Digi-Phobie“ überwinden. Wer dies schafft, entwickelt die Unternehmenskultur so weiter, dass bessere Ergebnisse erzielt werden, und sorgt gleichzeitig für eine bessere Verwendung der vorhandenen Technologie, was wiederum den Gesamt-ROI steigert.

1. Schritt: Befürchtungen über und Nutzen von Onlinekommunikation

Angst kommt auch bei den besten Mitarbeitern vor. Und die beste Methode dafür, die Angst unter Kontrolle zu bekommen, sind die Auseinandersetzung mit den Fakten und die Aufgabe unbegründeter Befürchtungen. Zu diesem Zweck haben wir hier einige Fakten aufgelistet, die Sie über Kommunikation und Online-Technologie kennen sollten:

  1. Virtuelle Kommunikation muss nicht unsozial sein. In einem virtuellen Kontext Vertrauen aufzubauen, ist selbstverständlich eine Herausforderung. Anstatt als Ersatz für persönliche Interaktion sollten wir die Technologie als Werkzeug für die Vertiefung unserer Beziehungen sehen. Die Technologie kann nämlich Menschen zusammenbringen: Jetzt, wo die Millennials auf den Arbeitsmarkt streben, müssen die derzeit zusammenarbeitenden Generationen einen gemeinsamen Kommunikationsraum finden – und wo könnte dies eher gelingen als auf neuem Gelände?
  2. Im Gegensatz zur landläufigen Meinung ist die persönliche Interaktion nicht immer das Mittel der Wahl! Die Tatsache, dass SMS, E-Mail und Voicemail sich zu den häufigsten Kommunikationsmethoden des 21. Jahrhunderts entwickelt haben, hat seinen Grund: Sie weisen viele Vorzüge auf. Die direkte Interaktion ist häufig mit höherem Aufwand verbunden und sollte für Gelegenheiten aufgespart werden, bei denen synchron miteinander kommuniziert werden muss. Um sich für die richtige Kommunikationsmethode zu entscheiden, müssen Sie sich einfach überlegen, weshalb Sie kommunizieren müssen.
  3. Kommunikation findet überall statt. Obwohl die Menschen überall auf der Welt miteinander sprechen müssen, unterscheidet sich der Kontext dieser Interaktionen von Land zu Land in erheblichem Ausmaß. Die Kommunikation hängt vollständig vom kulturellen Kontext ab, und durch die Technologie beginnen wir gerade damit, besser zu verstehen, wie unsere E-Mail am anderen Ende der Welt wahrgenommen wird.
  4. Schreiben begünstigt kritisches Denken. Schriftlich kommunizieren zu können, ist keine angeborene Fähigkeit. Wer seine Gedanken klar und kohärent ausdrücken möchte, muss seine Ideen strukturieren und artikulieren können. Dies gilt unabhängig davon, ob die Kommunikation zum Beispiel in einem gemeinsam genutzten Dokument oder im Rahmen einer Online-Diskussion stattfindet. Und es ist allgemein bekannt, dass durch kritisches Denken beispielsweise die Probleme in einem Unternehmen mit einer höheren Wahrscheinlichkeit früh erkannt werden.

Schritt 2: Tipps und Tricks für einen reibungslosen Übergang

Vorteile aufzulisten ist zwar nützlich, wird Ihr Unternehmen jedoch im Hinblick auf die korrekte Verwendung der Tools keinen Schritt weiterbringen. Daher möchten wir Ihnen im Folgenden eine Reihe von Tricks nahe legen:

  1. Anpassung der Unternehmenskultur. Dieser Prozess sollte ganzheitlich angegangen werden – er benötigt Zeit und Geduld. Um eine Veränderung herbeizuführen, können Sie beispielsweise die Büroeinrichtung verändern. Dies alleine reicht zwar natürlich noch nicht aus, denn die neue Umgebung muss erst noch von den Menschen angenommen werden; es ist damit aber ein erster Schritt hin zu den gewünschten Interaktionsformen getan.
  2. In einem virtuellen Kontext für Engagement sorgen. Dabei handelt es sich um eine weitere Herausforderung im digitalen Zeitalter. Dies gilt speziell, wenn bestimmte Personengruppen für die Erreichung eines gemeinsamen Ziels zusammenarbeiten müssen. Zu diesem Zweck brachte die Wissenschaftlerin Anne-Laure Fayard zwei an entgegengesetzten Enden der Welt angesiedelte Studentengruppen dazu, gemeinsam zu lernen und zu arbeiten. Das Ergebnis? Experimente, Engagement und eine echte Verbindung.
  3. Entscheiden Sie sich für einen bestimmten Technologietyp, und bleiben Sie dabei. Heute gibt es mehr und verschiedenartigere Medien als wir es uns jemals vorgestellt hätten. Daher sind wir häufig mit völlig neuen Fragen konfrontiert: Soll ich eine E-Mail schreiben oder Yammer verwenden? PowerPoint oder Prezi? Soll ich LinkedIn benutzen, twittern oder per Skype anrufen? Diese Fragen gehen jedoch am Punkt vorbei: Eine leistungsfähige Kommunikation hängt weniger vom ausgewählten Medium ab als davon, dass dieses Medium von allen auf dieselbe kohärente und stimmige Weise verwendet wird.
  4. Setzen Sie schlechten Angewohnheiten ein Ende. Endlose E-Mail-Threads, Copy & Paste von Qualifikationen – Instant-Kommunikation hat auch nervige Seiten, die der Produktivität und Innovationskraft Ihres Unternehmens letztendlich schaden können. Um dagegen anzugehen, bleiben Sie offen für neue Denkweisen. Konzentrieren Sie sich mehr auf die kritische Problembetrachtung als auf die Lösungssuche, und fördern Sie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Technologie und Offline-Tätigkeiten.
  5. Nähe, Privatsphäre und Berechtigung. Wir stehen am Beginn des „Internet of Me“ und müssen die in der verwendeten Technologie steckende menschliche Dimension neu überdenken. In ihrer Forschung hat Prof. Fayard die drei Faktoren Nähe, Privatsphäre und Berechtigung untersucht. Nähe beschreibt die Wahrscheinlichkeit, mit der wir unsere Kommunikationspartner in einem bestimmten Raum treffen werden. Zur Privatsphäre zählt die Möglichkeit, den Zuhörerkreis zu beschränken und zu kontrollieren, wer auf Sie Zugriff haben soll. Und mit Berechtigung ist gemeint, wer kommunizieren darf, wie die Kommunikation geregelt ist und wo sie stattfinden soll.

Interaktion ist in Umgebungen möglich, bei denen ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Nähe, Privatsphäre und Berechtigung herrscht.

Die Anpassung an die digitale Kommunikation ist nur für denjenigen eine Herausforderung, der nicht versteht, um was es bei der digitalen Kommunikation wirklich geht, nämlich darum, sich für neue Plattformen zu öffnen und Interaktionsmöglichkeiten mit Kollegen zu finden, ganz gleich, wo diese sich aufhalten. George Bernard Shaw brachte einst die Schwierigkeiten gut auf den Punkt: „Das größte Problem in der Kommunikation ist die Illusion, sie hätte stattgefunden.“