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Comme dans toute initiative, vous ne pouvez pas entreprendre quelque projet de formation digitale que ce soit sans avoir auparavant fait le point sur l’état de votre entreprise. Avant de foncer tête baissée, prenez le temps de regarder autour de vous et d’en discuter avec vos collègues en adoptant un point de vue ni technologique, ni égocentrique. Ce diagnostic vous permettra ainsi de faire des choix éclairés, d’établir vos ambitions, de définir vos objectifs, et de convaincre les autres (ainsi que vous-même) du bien fondé de votre position sur la formation digitale.

 

Examiner comment les salariés utilisent les outils informatiques déjà à leur disposition

Faire le point sur l’état actuel de votre entreprise ne veut pas dire faire l’inventaire des outils informatiques déjà en place. Dans le cadre de la digitalisation, connaître la manière dont sont utilisées les ressources techniques est crucial. Pourtant trop de personnes en sous-estiment encore l’importance. Notre expérience chez CrossKnowledge fournit une illustration parfaite de cette situation.

Il y a quelques années de cela, un de nos clients avait souhaité mettre en place au sein de son entreprise une plateforme collaborative. Après avoir réalisé une étude de marché, il acheta la solution technologique qui lui sembla être la plus appropriée. Quelques mois après le lancement, il dut faire face à la réalité : son nouvel outil n’avait pas été adopté par ses salariés, malgré de nombreux efforts pour insuffler un changement des comportements.

A y regarder d’un peu plus près, il se rendit compte que pour communiquer entre eux, les salariés utilisaient déjà la version « freemium » d’une solution concurrente qu’ils avaient choisi eux-même. En bref, ils avaient beaucoup travaillé pour initier une nouvelle approche sans savoir qu’une existait déjà. Cette histoire prouve l’existence au sein d’organisations de communautés informelles très soudées, qui parfois ont déjà à leur disposition les outils dont elles ont besoin. Observez attentivement la manière dont vos équipes fonctionnent.

 

Faire le point sur l’état de la situation

Lorsque vous voyagez, pour arriver à destination, vous avez besoin de savoir précisément par où commencer. Le procédé ne diffère pas lorsque l’on réfléchit sur l’implémentation d’une formation digitale.

Dépassez les apparences

De la même manière qu’il vous faudra découvrir comment vos employés s’organisent, vous aurez aussi besoin d’évaluer la manière dont ils perçoivent la digitalisation. Cela vous permettra de juger de leur maturité et de leur ouverture d’esprit et d’identifier ce qui pourrait entraver à ou compromettre votre projet digital. Rencontrez les employés sur le lieu du travail. Posez-leur des questions. Pendant la phase d’analyse, en fonction du profil des populations ciblées, vous pouvez réunir des informations par le biais de discussions informelles ou préférez de plus petits groupes.

Lorsque vous analyserez la situation, une autre de vos missions principales consistera à déterminer l’emplacement du contenu digital et comment vos collaborateurs pourront y accéder. Bien sûr, contacter et retenir l’attention de certains groupes dans une organisation est simple. Par exemple les managers, les services commerciaux et d’autres ont généralement à leur disposition un éventail complet de PCs, smartphones, et tablettes. Mais certains catégories de salariés – par exemple en usine – n’utilisent pas ces outils dans le cadre de leur travail et ils sont ainsi bien moins familiers avec leur utilisation.

Cela ne veut bien sûr pas dire qu’il faut les laisser en marge de votre projet de digitalisation ! En pensant que les salariés sans accès à un ordinateur ne peuvent bénéficier de l’apprentissage en ligne, vous les négligez – si ce n’est les punir. Avec un peu d’imagination, il est simple de digitaliser les tâches de tous vos salariés.

L’audit commence par soi-même

Les gestionnaires de formation ont tendance à aller un peu trop vite en excluant certains profils de salariés dans leur projet de digitalisation, arguant que ces derniers ne sont pas prêts pour le changement. Au lieu de cela, interrogez-vous plutôt sur la culture numérique de votre propre service, de manière à savoir si ce dernier est à même de diriger le projet. Poussez une équipe de L&D à numériser sa formation si ses membres ne sont pas à l’aise avec cette approche conduit à l’échec.

 

Auto-évaluer votre environnement informatique

La créativité prend une place majeure dans la définition de votre projet de formation. Projetez vous dans cinq ans. Libérez le champ des possibles. Dans un monde parfait, sans contraintes financières, humaines, logistiques, ou même politiques, pensez à quoi ressemblerait un département de formation entièrement digitalisé. Prenez l’exemple d’une entreprise qui a déjà utilisé le e-learning dans le cadre de son projet de blended learning, qui mit avant les séances en présentiel les ressources informatiques à disposition des apprenants. Dans ce contexte, le gestionnaire de formation serait en droit de rêver d’une nouvelle configuration :

  • Les membres du personnel exprimeraient leurs demandes de formation directement lors de leurs évaluations annuelles, avec l’accord de leur responsable hiérarchique ;
  • Les apprenants auraient accès à un bouton « Aide » sur toute la durée de leur formation de manière à pouvoir s’entretenir avec un expert ou d’autres apprenants ;
  • Les collaborateurs auraient la possibilité de contacter immédiatement les tuteurs à la fin de la formation pour leur poser des questions et demander des conseils sur la mise en pratique de la formation.

Assurez-vous de mener la bonne bataille. Votre mission n’est pas de concevoir une stratégie digitale mais plutôt une stratégie de formation qui fait usage de la technologie informatique pour ajouter de la valeur. Votre priorité est d’améliorer de manière tangible la performance de vos projets de formation, et par conséquent la productivité de vos salariés. Ceci dit, définissez votre cible, vos enjeux, et les différents groupes à convaincre de l’utilité de l’apprentissage numérique. Puis, tracez la route qui vous mènera à eux.

Prenez le temps de penser : listez vos besoins et identifiez les choses qui devront changer dans votre dossier comme par exemple le type de média, le séquençage de vos parcours de formation ou encore les moyens de motiver les apprenants. Identifiez également ce qui pourrait vous aider à accélérer le projet ainsi que les éventuels risques. Faites attention à ne pas surestimer les dangers techniques et sous-estimer les difficultés de communication, d’organisation, ou encore celles liées aux compétences des employés. Outre les apparences, ces derniers s’avèrent être les plus dangereux de tous.

 

Evaluer la performance d’une formation: deux critères importants

Deux aspects restent essentiels quand on garde en tête la question du retour sur investissement de la formation :

  • L’efficacité :
    • Déterminez la proportion d’apprenants que vous toucherez grâce à ce nouveau projet de digitalisation (salariés, fournisseurs, clients, partenaires) ;
    • Définissez les raisons pour lesquelles cela apporte un avantage pédagogique par rapport aux autres formations ;
    • Identifiez les critères qui prouvent l’efficacité de la formation digitale et rend votre équipe de formation plus agile.

N’oubliez pas que la digitalisation de la formation est source d’avantages financiers, notamment pour ce qui est de la logistique car elle remplace l’apprentissage en présentiel par l’apprentissage à distance.

  • Les coûts (la capacité de la formation pour être évaluée et mesurée) :

Un directeur d’entreprise qui donne à son gestionnaire de formation un budget de plusieurs millions de dollars sera sans aucun doute intéressé par la proportion de salariés formés en plus grâce à la formation digitale. Mais il sera d’autant plus attaché à évaluer l’impact sur la performance de l’organisation. L’objectif principal de votre stratégie n’est pas d’économiser. Présentez-le initialement comme un avantage corporate par rapport à sa position sur le marché, son efficacité et sa productivité.